Belum lama ini Pemerintah mencanangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA). Apa dan bagaimana program ini, dan bagaimana pengelolaan arsip yang baik, dan serta bagaimana cara mengajak masyarakat untuk sadar arsip, Tim Warta Wantimpres berkesempatan mewawacarai Dr. Mustari Irawan, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), di Kantor ANRI, Jakarta (3/11). Berikut petikan wawancaranya:
Beberapa waktu lalu telah dicanangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA). Apa yang dimaksud dengan GNSTA dan apa sebenarnya tujuan gerakan ini?
Sebelumnya, saya akan memberikan latar belakang munculnya gerakan ini. Kita sudah sama-sama mengetahui bahwa arsip memegang peranan yang sangat penting sekali, baik sebagai pribadi, organisasi maupun negara dalam lingkup yang lebih luas. Akan tetapi belum semua masyarakat dan kementerian/lembaga (K/L) memahami akan pentingnya arsip. Memang, ada beberapa yang sudah paham, tetapi pemahaman ini pun masih terbatas dalam bentuk lisan saja, belum ada suatu kegiatan atau aksi yang menunjukkan bahwa arsip itu penting. Secara umum, itulah kondisi kearsipan di Indonesia, meskipun sudah ada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Untuk itu, ANRI berupaya membangun kesadaran masyarakat akan arsip.
GNSTA yang dicanangkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN dan RB) pada tanggal 17 Agustus 2016 merupakan upaya yang terencana secara masif untuk bisa meng-gerakan seluruh elemen masyarakat, terutama dalam hal ini adalah birokrasi yaitu K/L agar menyadari pentingnya arsip. Jika sudah muncul kesadaran maka pengelolaan arsip juga menjadi baik sesuai dengan kaidah kearsipan. Sebuah sistem yang baik akan bisa memberikan dukungan, ketika arsip itu dibutuhkan, maka ia bisa mendukung pengambilan keputusan oleh pimpinan. Kenapa birokrasi? Karena birokrasi adalah pionir yang menjadi panutan bagi masyarakat.
GNSTA tidak hanya terbatas pada lingkup K/L, tetapi juga masyarakat. Apa program dan langkah-langkah nyata yang sudah dilakukan ANRI sejauh ini?
ANRI sudah dan sedang menyusun grand design yang nantinya menjadi dasar bagaimana kita bisa melakukan seluruh rencana aksi tersebut. Grand design ini akan mengatur mulai dari pengertian GNSTA, bagaimana peranan pihak-pihak yang terkait, apa saja hal-hal yang ingin dicapai, termasuk juga penentuan indikator keberhasilannya dalam kurun waktu lima tahun.
Sesungguhnya arsip adalah informasi, yang harus dijaga dengan tertib dan sesuai dengan kaidah kearsipan. Kearsipan memiliki asosiasi tingkat dunia yaitu International Council on Archives (ICA) atau Dewan Kearsipan Dunia. ICA mengeluarkan standar yang harus dipatuhi oleh seluruh anggotanya. Ini menjadi bagian dari suatu sistem yang baik tentang kearsipan.
Pemahaman kearsipan yang semakin baik akan mendorong tata kelola pemerintahan yang baik menjadi lebih baik lagi sesuai dengan sema-ngat reformasi birokrasi. Bagaimana Tanggapan Bapak?
Benar. Arsip dibedakan dari fungsinya yaitu arsip yang dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang ada pada pencipta arsip, misalnya K/L dan juga pemerintah daerah, serta organisasi-organisasi lainnya. Arsip dinamis ini digunakan dalam kegiatan-kegiatan mereka. Kita menyebutnya arsip hulu yang nantinya akan berguna bagi manajemen organisasi. Kalau penge-lolaan arsipnya tertib, maka proses kegiatan dari organisasi tersebut juga akan baik. ANRI berharap, dari seluruh proses kegiatan pasti akan menghasilkan arsip. Nah, arsip ini bisa menjadi salah satu jalan bagi masyarakat untuk mengetahui apa saja yang sudah dilakukan oleh sebuah K/L. Baik berupa keberhasilan maupun kegagalan. Disinilah pentingnya arsip. Arsip ini juga nantinya bisa menjadi referensi bagi manajemen K/L yang bersangkutan.
Pada satu titik tertentu, arsip ini mempunyai waktu retensi yang harus ditentukan, yang disebut dengan jadwal retensi arsip. Jika menurut jadwal retensi ini, arsip harus diserahkan ke ANRI maka harus diserahkan, tapi jika dinyatakan musnah, maka harus dimusnahkan. Jadi arsip tidak selamanya disimpan pada pencipta arsip. Hal ini juga menjadi penjelasan kepada masyarakat supaya tidak keliru, bahwa tidak semua arsip disimpan di ANRI, ada juga yang disimpan di pencipta arsip. Selain itu, ada arsip disimpan oleh pencipta arsip harus diserahkan kepada ANRI sebagai arsip statis.
Idealnya, sebuah lembaga memiliki Arsiparis. Bagaimana halnya jika lembaga tersebut tidak memiliki Arsiparis. Apakah ANRI dapat memberikan bantuan berupa konsultasi atau penyedia Tenaga Arsiparis?
Wajib. K/L wajib memiliki arsiparis. ANRI memiliki beberapa kegiatan yang sudah dilakukan. Banyak K/L yang meminta arsiparis kepada ANRI, dan kami berupaya memberikan yang terbaik. Namun pada kondisi moratorium seperti saat ini, jika semua permintaan ini kami penuhi, nanti kami tidak memiliki lagi tenaga arsiparis. Oleh karena itu, ANRI juga membuka pendidikan pelatihan bagi K/L yang ingin mengangkat arsiparisnya. Kami memiliki anggaran dana yang kami berikan keseluruh provinsi untuk mengangkat arsiparis baik tingkat ahli atau tingkat terampil.
Selain itu, bagi K/L yang belum memiliki Arsiparis, kami juga bisa melakukan bimbingan atau konsultasi kepada non pengelola arsiparis tentang bagaimana pengelolaan arsip yang baik, karena mungkin K/L belum ingin mengangkat tetapi harus mengelola arsipnya. Kami berharap, kedepannya seluruh K/L termasuk pemerintah daerah mempunyai Arsiparis. ANRI berupaya untuk membantu K/L dalam pengelolaan arsip baik melalui penempatan tenaga arsiparis oleh ANRI, diklat kearsipan maupun bantuan bimbingan atau konsultasi kearsipan. Hanya saja, untuk sementara ini permintaan Tenaga Arsiparis memang sangat kami batasi, karena keterbatasan jumlah Tenaga Arsiparis.
Bagaimana caranya mengajak masyarakat dan juga K/L untuk me-nyadari pentingnya pengelolaan kearsipan dan menjadikan kegiatan sadar tertib arsip ini sebagai sebuah pembiasaan?
Jika boleh membandingkan Indonesia dengan negara maju, seperti Amerika Serikat. Di Amerika Serikat ada dua profesi kearsipan, yaitu Records Officer dan Records Manager. Mereka bekerja penuh secara profesional di bidang kearsipan, khususnya arsip dinamis. Kemudian, ada yang namanya Archivist (Arsiparis), mereka menangani kearsipan yang statis. Mereka bekerja di lembaga-lembaga kearsipan. Ini adalah profesi yang sudah diakui. Di Amerika Serika ada yang namanya Certified Records Manager (CRM) khusus untuk yang arsiparis dinamis.
Uniknya di Indonesia, yang namanya seorang Arsiparis juga berfungsi sebagai records officer, artinya lahan pekerjaan seorang Arsiparis sangat luas sekali, mulai dari arsip yang dinamis sampai dengan arsip yang statis. Jika dilihat, sebetulnya eksistensi keberadaan seorang Arsiparis sudah diakui sebagai sebuah profesi. Hanya saja, karena persepsi sebagian dari kita melihat arsip sebagai sesuatu yang tidak berguna lagi, dan melihat arsip dari sudut fisik semata, kertas yang kotor, berdebu, kumuh, dan sebagainya. Maka orang tidak melihat arsip sebagai sesuatu yang penting. Padahal jika dilihat esensi dari sebuah arsip, arsip itu tidak hanya dalam bentuk kertas, tetapi bisa juga berupa audiovisual, seperti foto, film, dan juga rekaman suara, ada juga peta, dan gambar arsitektur. Ada arsip digital, elektronik, dan microfilm. Jadi, dilihat dari cakupannya saja sudah sangat luas sekali.
Kalau kita berbicara arsip, maka kita berbicara informasi. Karena, arsip adalah recorded information (informasi yang terekam), maksudnya ia bersifat tangible, ada medium yang nyata. Arsip juga harus dilihat dari sudut konten, ini yang seringkali orang lupa. Hanya melihat dari sudut medium akan tetapi lupa konten dan konteksnya. Arsip tercipta dari sebuah peristiwa atau kegiatan. Ini yang harus dipahami. Kalau kita sudah memiliki pemahaman bahwa arsip itu penting, maka kita akan memperlakukan arsip tersebut dengan baik. Ada sebuah pepatah yang mengatakan “Siapa yang menguasai informasi, dia akan menguasai pangsa pasar, kalau dia sebuah perusahaan, siapa yang menguasai pangsa pasar dia akan menguasai dunia”. Sesungguhnya, kalau kita bisa mengolah arsip menjadi sesuatu yang sangat bernilai, maka kita akan menguasai informasi. Informasi ini harus dikelola dengan baik, sebab jika tidak dikelola maka dia kan tercecer dan sulit untuk ditemukan kembali. Siapa yang mengelola? Ya arsiparis. Fungsi arsiparis dimulai sejak sebuah dokumen itu diciptakan. Ini yang sering kali dilupakan, bahwa pekerjaan arsiparis itu sangat luas sekali, dan tidak bisa lagi disambi dengan pekerjaan lainnya, misalnya seorang sekretaris atau pekerja TU. Tidak bisa. Arsiparis harus dikerjakan penuh sendiri. Banyak kasus yang muncul karena ketidakpedulian kita terhadap arsip. Ketika ada kasus, baru kita menyadari kesalahan itu. (MEL)
